在WPS文字中，插入批注可通过选中需要添加批注的文本，点击“审阅”选项卡中的“新建批注”；编辑批注只需点击已有的批注框直接修改内容；取消批注则选中批注后点击“删除批注”或右键选择“删除”。

批注功能的基础介绍与作用说明

批注的功能定义

批注是一种用于文档标注和协作交流的功能，它可以附着于指定文字、段落或表格单元格上，用于记录修改建议、意见或备注信息。

在WPS文字中，批注功能位于“审阅”选项卡，适用于单人编辑提醒、自审稿件记录、多用户协作沟通等场景。

批注信息显示在文档右侧的批注栏中，默认包括批注人名称、日期和文本内容。

批注的典型应用场景

• 编辑团队审稿反馈

• 老师为学生作文批改建议

• 企业内部文件协作

• 甲方对合同进行条款备注

• 自己标记文章段落需修改处

如何插入WPS文字批注？

使用工具栏插入批注

选择需要批注的文字：用鼠标选中想要添加说明或提示的词语、句子或段落。

点击“审阅”选项卡：位于WPS顶部菜单栏中，进入批注管理区域。

点击“新建批注”按钮：批注框会出现在文档右侧，并自动显示用户名与日期。

输入批注内容：在右侧批注框中输入相关意见或提示，输入完成后点击空白区域即可完成。

使用快捷菜单插入批注

右键目标内容：选中目标内容后点击鼠标右键，在弹出菜单中找到“插入批注”选项。

快速输入备注：右侧立即出现批注框，直接编辑内容后自动保存。

适合快速操作：右键批注适合不频繁使用审阅工具栏的用户，提高操作效率。

如何编辑和修改已有批注？

修改批注文本内容

双击批注框：在右侧批注内容上双击即可进入编辑状态，光标将定位到文本输入区域。

修改原文字：直接修改文字内容，按下Enter键或点击文档空白处即可保存。

支持图文混排：部分WPS版本支持在批注中插入图片或超链接，适合增强表达力。

批注格式与用户标识管理

修改用户名显示：进入“文件 > 选项 > 用户信息”修改用户名后，后续批注将显示为新名称。

批注字体样式不可改：批注框中的字体大小、颜色由系统统一管理，不支持个性化设置。

切换批注查看人：多人审阅时，可通过“审阅 > 显示标记 > 按人筛选”切换查看特定用户批注。

如何删除、取消WPS批注？

删除单条批注

选中批注框：点击右侧对应的批注条进入激活状态。

点击“删除”按钮：顶部“审阅”菜单中选择“删除”或使用批注框右键菜单中的“删除”。

批注立即消失：删除后批注内容及右侧显示栏同步移除。

删除全部批注内容

点击任意批注：任意选中一条批注作为操作入口。

点击“删除 > 删除文档中所有批注”：系统会弹出确认提示，选择“是”即可完成清除。

适合文档定稿前的批注清理，确保输出为正式无标记版本。

利用文档清理工具统一清除

打开“文档清理”面板：点击“工具 > 文档修复 > 清理批注与修订内容”。

一键清理所有痕迹：支持同时清除批注、修订、文档属性等信息，适合发送前去敏处理。

如何管理多人批注与协作流程？

多人同时插入批注操作

多人共享文档：通过WPS云文档 实现文档实时共享与批注。

系统自动记录批注人：每位批注者系统自动记录其用户名与时间，便于责任分工与问题追踪。

多人同时操作注意：多人同时编辑时注意避免覆盖批注，建议开启“显示标记”同步追踪。

显示与隐藏批注控制

显示全部批注：点击“审阅 > 显示标记 > 批注”勾选项，显示全部已存在批注内容。

隐藏批注视图：取消勾选“批注”项，即可在编辑界面隐藏批注内容，但批注数据仍保留。

打印设置不含批注：在打印时勾选“仅打印正文”，可输出无批注版本文档供正式使用。

高阶技巧：批注与修订功能协同使用

批注与修订的区别与组合用法

批注偏向评论：用于给出修改建议、意见、注释，内容不直接修改正文。

修订直接修改内容：在开启修订状态下，所有改动将以红色删除线、添加线展示。

搭配建议使用：建议在多人协作中开启“修订”用于记录改动，同时使用“批注”记录原因或意见。

开启修订模式：点击了解修订功能使用方法

导出批注内容备份

另存批注为PDF：保存为PDF时可选择保留批注信息，适合归档评审记录。

提取批注汇总：WPS不直接提供批注导出功能，可通过VBA宏或在线批注提取工具导出为Word列表。

常见问题