首先打开WPS Office软件，选择“文件”菜单下的“新建”来创建一个空白文档。接着，点击“插入”选项卡中的“来自扫描仪”按钮，选择您的扫描仪并进行扫描。扫描完成后，通过“文件”菜单选择“另存为”，在保存类型中选择PDF格式，最后点击“保存”。

功能概述

在WPS Office的PDF工具中，集成了扫描仪直连与图片导入两大入口，并搭载先进的OCR引擎，可自动识别多国语言文字、表格结构与版面布局。该功能可以实现：

• 扫描仪直连：无需第三方软件即可调用扫描仪硬件，一键获取清晰图像；

• 图片导入OCR：支持JPG、PNG、TIFF 等多种图片格式批量导入并进行识别；

• 可搜索PDF：在导出时生成隐藏文字层，保留原始图像，实现全文检索；

• 文件压缩优化：根据需求选择压缩比例，平衡画质与体积，便于在线传输。

通过上述能力，WPS Office真正将扫描件到PDF的转换过程无缝集成在办公软件中，用户无需切换到其他专业OCR平台即可获得完整解决方案。

准备工作

在开始扫描与OCR识别之前，您需要完成以下准备工作：

• 安装WPS Office：确保桌面端安装了WPS Office专业版或个人版，并更新至最新版以获取最新OCR引擎；

• 连接扫描仪：将扫描仪通过USB接口连接至电脑，并安装官方驱动程序，保持设备在线且可正常扫描；

• 准备扫描件或图片：对于已拍摄的扫描件照片，建议统一将文件存放在同一文件夹中，便于快速批量导入；

• 检查网络环境：OCR识别过程依赖本地引擎，无需联网，但若使用云端识别功能，请确保网络通畅；

• 规划文件命名：根据项目或文档分类，提前设定导出文件的命名规则，保证归档管理便捷。

完成以上准备后，即可在WPS Office中进入PDF→扫描识别或PDF→从图片创建界面，开始扫描件到PDF的高效转换操作。

使用WPS Office桌面版扫描识别生成PDF

在桌面端WPS Office中，您可以通过扫描仪或图片两种方式，将扫描件快速转为PDF。

连接扫描仪并进行扫描

在顶部功能区点击“PDF”→“扫描并识别”，弹出扫描仪设备选择窗口。选择已连接的扫描仪设备后，可设置以下参数：

• 分辨率：建议选择 300 DPI 或以上，保证文字清晰且易于OCR识别；

• 扫描模式：支持“黑白”、“灰度”与“彩色”三种模式，根据文档类型灵活调整；

• 页面尺寸：可预设为A4、Letter等常用纸张大小，自动裁切边缘；

• 自动纠偏：启用后可对扫描过程中产生的倾斜角度进行校正，提升版面整齐度。

点击“开始扫描”后，扫描仪将逐页输出图像至WPS界面，您可以预览每页效果，并对扫描结果进行适当裁剪与旋转。完成扫描后，点击右下方“下一步”，进入OCR文字识别与PDF导出流程。

导入已有扫描图片并OCR识别

若您已将扫描件保存为图片文件，可选择“PDF”→“从图片创建”功能，批量导入JPG、PNG或TIFF格式图像。导入完成后，界面会以缩略图形式展示各页内容。

在上方工具栏中点击“OCR文字识别”，弹出识别设置对话框。您可以：

• 选择识别语言：支持中文、英文、日文、韩文等多国语言，确保识别准确率；

• 自定义识别区域：手动框选表格、竖排文字或特殊版面，避免歧义；

• 保留原图/仅提取文字：根据需求选择保持原始图片或仅输出纯文字层；

• 去除背景噪点：开启后可自动过滤扫描过程产生的斑点和底色，优化OCR效果。

点击“开始识别”后，WPS将依次对每一页进行OCR处理，过程仅需数秒至数十秒，完成后可在预览界面实时查看并手动校对文字。

设置OCR参数与导出PDF

在识别结果确认无误后，点击“导出PDF”按钮，进入PDF导出设置。您可以根据场景需求配置：

• PDF版本：推荐选择PDF/A标准，提升长期归档兼容性；

• 嵌入字体：保证文档在其他设备打开时也能正确显示识别文字；

• 图片压缩：可选择无损、一般或高压缩模式，平衡清晰度与文件体积；

• 添加权限：支持设置打开密码、打印权限及复制权限，保护文档安全；

• 生成目录：对于页数较多的长文，可自动提取识别到的章节标题，生成PDF目录。

完成配置后，点击“保存”，即可获得一份带有文字层且可全文检索的PDF文件，并将其自动添加到WPS最近打开列表，便于后续编辑与分享。

使用WPS扫描王手机App转换扫描件

为满足移动办公需求，WPS推出了WPS扫描王App，可在手机端实现扫描、OCR识别与PDF导出一体化操作，无需电脑即可高效完成。

扫描流程与自动裁边

打开WPS扫描王，选择“文档”或“拍照”模式，对准纸质文档拍摄。应用会自动识别页面边缘并进行裁切，实时展示四个角点，用户可微调位置。拍摄完成后点击“完成”，系统支持多页连续拍摄，合并为一份待识别文档。

OCR识别与文字校对

在扫描列表中点击“识别文字”按钮，系统会先进行图像优化（去除阴影、增强对比度），然后调用本地或云端OCR引擎进行文字抽取。识别完成后，您可以在页面中对比原图并校对识别结果，手动修正错别字或版面排版，确保输出质量。

导出与分享PDF

校对无误后，点击“导出”图标，选择“导出为PDF”并输入文件名。WPS扫描王支持：

• 分享链接：生成在线预览链接，可一键分享到微信、QQ或邮件；

• 保存至本地：将PDF保存至手机存储或SD卡；

• 上传云端：可同步至WPS云文档或其他网盘服务，保障数据安全与跨设备访问。

导出完成后，您即可在手机或其他设备上打开PDF，查看可选文字并利用应用内阅读、注释功能。

在线OCR结合WPS导出PDF

对于临时场景或不便安装客户端的情况，也可以通过在线OCR服务配合WPS Office完成扫描件转PDF：

• 访问有道智云OCR网页，上传扫描件图片并选择中文或多语种引擎，待识别完成后下载ZIP包内的可搜索PDF；

• 进入百度智能云OCR控制台，上传图片并调用文档识别API，获取排版与文字信息，使用WPS中“从文本创建PDF”功能生成PDF；

• 通过Smallpdf、iLovePDF等在线平台上传图片，选择OCR识别并导出PDF后，下载并在WPS中二次编辑或压缩。

在使用在线服务时，请注意保护敏感信息，并在导出后及时从服务器删除相关文件，以免造成隐私泄露。

批量处理扫描文件

当面对大量扫描件时，可通过以下方式实现批量自动化转换：

• WPS PDF一键批量：在“PDF→从文件夹创建”界面中选择包含所有扫描图像的文件夹，并勾选“批量OCR”和“合并为单个PDF”选项，一次性完成多页文档的识别与导出；

• ImageMagick + Tesseract：在命令行中使用 magick convert *.jpg combined.pdf 合并图片，再调用 tesseract combined.pdf output pdf 生成可搜索PDF；

• Python脚本：结合 pdf2image、pytesseract 与 reportlab 库，编写批处理脚本，遍历目录完成OCR识别并按顺序合成PDF，支持自定义字体与页面尺寸。

批量处理不仅可以显著提升效率，还能通过脚本实现定时任务、自动化监控和云端分发，满足复杂办公场景下的海量文档需求。

优化识别与排版技巧

为了获得最佳识别效果和PDF排版质量，建议在扫描与OCR过程中注意以下优化策略：

• 提高扫描分辨率：确保原始图像分辨率在300 DPI以上，文字边缘清晰可辨；

• 增强对比度：使用“去斑点”、“分色模式”或“自动增强”功能，去除阴影与杂线；

• 统一页面方向：对于自动纠偏不足的竖排或纸张倾斜页面，手动旋转并裁切，保证文字方向一致；

• 手动框选区域：对识别效果不佳的表格或公式区域，手动框选并单独识别，提高准确率；

• 后期校对修正：识别后务必全文校对，修正错别字和格式异常，并利用WPS的批量替换功能一键纠正常见词语错误。

通过以上技巧，可显著提升OCR识别率和PDF可读性，保障文档长期归档与后续利用价值。

常见问题及解决方法

在扫描件转换过程中，可能会遇到一些棘手问题，以下提供常见故障排查与解决方案：

• 文字识别率低：检查原图清晰度并提高分辨率，或在OCR设置中切换识别引擎与语言；

• 扫描仪连接异常：确认USB电缆与驱动安装正常，重启扫描仪或切换USB接口后重试；

• 导出PDF过大：在导出设置中勾选“图片压缩”，并选择合适的压缩质量，如75%-85%；

• 批量处理出错：检查文件夹路径及文件命名是否包含特殊字符，确保脚本或应用有读写权限；

• 在线服务超时：尝试分批上传或更换网络环境，并选择近似地域的OCR服务器以降低延迟。

遇到无法解决的复杂问题，可联系WPS官方客服或在社区论坛搜索相关经验贴，获得更多专业支持。

总结

通过灵活运用 WPS Office 桌面端的扫描仪直连与图片OCR功能、手机端 WPS扫描王 App 的一体化流程，以及在线OCR平台与脚本工具的结合，您可以在不同场景下实现从扫描件到高质量、可搜索PDF文件的全流程转换。**建议用户根据实际需求选择合适工具：**如果需要离线高保真批量处理，优先使用WPS PDF桌面版；若追求移动端便捷，选择WPS扫描王；如无客户端环境，可借助在线OCR并在WPS中二次编辑。通过上述方法，既能保证文档清晰度与识别准确性，又能有效控制文件大小与安全权限，全面提升扫描件管理与归档效率。